誰でもデキるビジネスパーソンになれる？
現代の忙しいビジネスパーソンは日々仕事をいかに効率よくこなすかに思考を巡らせていると思います。
そこで、デキる優秀な人々が行なっている習慣について述べていきたいと思います。
マルチタスクをしない（シングルタスク化する）
すでにご存知の方も多いと思いますが、一度に複数の物事をこなすのが、マルチタスクです。
例えば、プレゼンテーションの資料を作成している途中で、メールを流し読みしたり、さらに電話応対をするなどの行動を取っていませんか？
一部の人々にとってはマルチタスクができれば仕事が速くなる、
マルチタスクができれば優秀という風潮がありますが、それは大きな間違いです。
人間の脳は一つのことにしか集中できません。
これは研究結果でも明らかになっており、マルチタスクは同時に複数の物事を行っているように見えて、
実は短い集中を繰り返しているだけなのです。それでは、脳に負担がかかってしまいます。
仕事の生産性が高い人は、一つの物事に集中している間は、余計なことをしません。
つまり、仕事を「シングルタスク化」しています。
実際にデキる人々は、作業に集中している時はメールチェックや電話はせずに、
一区切りがついてから手を付けるようにしています。
一見すると効率が悪いように見えますが、結果的にはずっと多くの仕事をこなすことができるのです。
閑話休題
生産性を極めるにあたり、私がリスペクトしている人がいます。
それはI T企業の社長として活躍されている「マコなり社長」です。
こちらの動画を見ていただくと分かりますが、
やはりタスク管理の重要性を強く説いておられます。
たまに息抜きやモチベーションを上げるために、
マコなり社長の動画を見るのも良いかもしれません。
やるべきことをリスト化する
仕事の生産性が高い人は、一日のスケジュールを手近な紙に書き出し、やるべきことをリスト化しています。
達成させた項目から順につぶしていくことで、一日の仕事をこなしているのです。
自分の身の回りの仕事が遅い人は、後回しでいい仕事を先にやってしまい、優先すべき仕事を後回しにしていませんか？
一日のうちに限られた時間を優先度の低い仕事に費やすのは、非効率と言わざるを得ません。
そういった人々はいつまでも残業をすることになってしまいます。
やるべきこと、つまりタスクをリスト化することで自分のやるべき仕事、優先すべき仕事が明確になります。
仕事が速い人は自然とこれをやっているものです。
複雑そうに見えるタスクは取り掛かるだけで気が重くなるので、後回しにしてしまう傾向にあります。
そうした面倒な仕事、タスクは分解してから取り掛かってみてください。
すると、ひとつひとつのタスクのハードルが下がり、取り掛かりやすくなります。
タスク全体では複雑そうに見えても、分解すると意外と簡単であることがわかり、「これなら思っているより早く終わらせられる」と感じられるでしょう。
生産性が高い人は、このように複雑で面倒なタスクを分解する習慣を身に着けています。
一気に片付けるのは気が重いとう時は、タスクを細分化して、簡単なところから着手してみてください。
できないことは断る
当然ですが、生産性が高い人は、自分にできること、できないことの線引きができます。
適切なスケジューリングをすることによって、新しい仕事を依頼されても締め切りまでに終わらせることが可能か見通しを立てることができるのです。
仕事が手一杯であるとスケジューリングで把握しておけば、「私には無理です」ときっぱり断ることができます。
そのようにきっぱりと断っても、多忙である理由を説明すれば、上司の評価が下がることはありません。
なぜなら、「他の仕事を抱えているから、この締め切りでは無理」と、具体的にできない理由を述べられるためです。
一方、理由を聞いた上司は「サポート人数を増やそう」「締め切りを延ばそう」と、何らかの対策を示すことができます。
できないことを無理して引き受けるとパンクしてしまい、他の社員に迷惑がかかるかもしれないので、できないことは断るようにしましょう。
また、できないことを人に頼むのも、生産性が高い人の共通点です。人に仕事を投げるという意味ではなく、自分にはできないことを自覚していて、その上で人にお願いすることで生産性を高めています。
「できないことは断る」のもひとつの手ですが、頼れる人がいるのであれば、その人にお願いするのも賢いやり方です。
ただ、一方的にお願いするだけでは相手の仕事が増えてしまうので、
そういう時は自分が得意な仕事を代わりに引き受けるなど、ギブアンドテイクのスタンスで交換条件を提示してみましょう。
まとめ
生産性を高めるためのコツを紹介してきましたが、いかがでしたか？
毎日の仕事の中で、何気ない行動が実は生産性を下げているかもしれません。
今一度、自分の行動を振り返り、上記のような習慣を取り入れてみてはいかがでしょうか？